[Powerpoint] Cách kiểm soát thời gian thuyết trình đơn giản và hiệu quả - Rehearse Timings

Trong PowerPoint, chức năng này tên là Rehearse Timings, nằm trong mục Set Up của tab Slide Show. Khi chọn Rehearse Timings, bài PowerPoint sẽ chuyển sang chế độ trình chiếu và có đồng hồ đo thời gian ở góc trái phía trên màn hình.

 

1. Cách sử dụng đồng hồ đo thời gian khi sử dụng Rehearse Timings

Từ trái sang phải của đồng hồ có các nút và hiển thị sau:

• Nút mũi tên - Next: chuyển sang slide kế tiếp
• Nút dừng lại - Pause: tạm dừng bài thuyết trình, không đếm thời gian cho đến khi nhấn tiếp Resume Recoding để thuyết trình tiếp.
• Đồng hồ đếm giờ - Slide Time: đo thời gian dưới dạng hh:mm:ss (giờ:phút:giây) bạn cần cho slide hiện tại.
• Nút mũi tên quay lại - Repeat: chuyển thời gian về mức 00:00:00 và đếm lại từ đầu ở slide hiện tại
• Tổng thời gian cho bài thuyết trình được hiển thị ở đồng hồ thứ hai, cũng theo kiểu hh:mm:ss.

 

Khi bắt đầu chọn Rehearse Timings, bạn hãy thuyết trình bình thường và đi đến hết slide. Tổng thời gian khi kết thúc sẽ cho bạn biết bài PowerPoint cần tối thiểu bao nhiêu phút để trình bày.

 

2. Lưu khung thời gian cho bài thuyết trình

Khi thuyết trình đến hết bài, PowerPoint sẽ hiện một hộp thoại cho biết tổng thời gian bạn thuyết trình và hỏi rằng bạn có muốn lưu lại khung thời gian thuyết trình không. Để xem thời gian bạn cần cho mỗi slide và lưu lại khung thời gian này, hãy chọn Yes. Nếu không hài lòng với tốc độ trình bày thì có thể chọn No và nhấn Rehearse Timings để tập dượt lại.

 

 

Một lưu ý là Rehearse Timings chỉ lưu lại khung thời gian cho lần thuyết trình gần nhất mà bạn chọn Yes. Vì vậy, hãy cân nhắc kỹ trước khi nhấn Yes nhé.

 

3. Cài đặt thời gian thuyết trình tự động với Rehearse Timings:

 

Những lần trình chiếu file PowerPoint về sau sẽ dựa trên thiết lập thời gian bạn đã cài đặt tự động từ lần tập thuyết trình thử gần nhất. PowerPoint sẽ tự động chạy hiệu ứng và chuyển slide như lúc thuyết trình thử mà không cần bạn can thiệp bằng chuột hay bàn phím. Điều này sẽ rất tiện nếu bạn có thể đảm bảo cố định thời gian thuyết trình và đây cũng là một trong những cách đơn giản để tạo file PowerPoint tự chạy từ đầu đến cuối, không cần thao tác nhiều trong quá trình thuyết trình.Một mẹo nhỏ để không gặp áp lực với thời gian thuyết trình là hãy tạo thêm khoảng nghỉ chừng chục giây giữa các slide khi chạy Rehearse Timings. Điều này nhằm đảm bảo bạn vẫn đuổi kịp tốc độ slide và có khoảng dừng trước khi chuyển ý vấn đề. Bạn có thể ứng dụng tính năng Rehearse Timings để điều chỉnh tốc độ nói ổn định và đảm bảo thời lượng trình bày.Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn nên bỏ chọn Use Timings để chủ động hơn về thời gian cho từng slide, không còn bó buộc theo khung giờ ấn định của lần thuyết trình thử. Khi đó, bài PowerPoint sẽ chỉ chuyển sang slide mới khi bạn nhấn mũi tên hoặc bấm chuột.

 

 

Rehearse Timings thực sự là một bửu bối kỳ diệu để bạn làm chủ kỹ năng thuyết trình PowerPoint một cách chuyên nghiệp với thời gian khớp đến từng giây. Đây cũng là chức năng giúp bạn đo thời lượng của bài thuyết trình hoặc sử dụng file PowerPoint trình chiếu chủ động không cần chuột hay bàn phím với thời gian ấn định trước.

Ngoài Rehearse Timings, bạn cũng có thể sử dụng kết hợp cùng các chức năng khác trong PowerPoint nhằm nâng cao hiệu quả bài thuyết trình hơn nữa.

 

Nguồn: tổng hợp